En tant que dirigeant, déduire vos frais réels ?

En tant que chef d’entreprise, vous optez en général pour la déduction des frais professionnels forfaitaires. Mais vous pouvez aussi déduire vos frais réels. Qu’en est-il du remboursement des «frais propres à la société» ?

En tant que dirigeant, déduire vos frais réels ?

A.  Les frais professionnels forfaitaires, dans votre déclaration personnelle

Un dirigeant d’entreprise a droit à un forfait pour frais professionnels. Il s’élève à 3 % de son salaire, après déduction des cotisations sociales et des éventuelles primes de PLCI. Ce montant forfaitaire est toutefois limité à 2 590 € (année de revenus 2021), ce qui correspond à un salaire après déduction des cotisations sociales de 86 333,33 € (2 590 €/3 × 100).

Il n’est pas toujours facile de déterminer si certaines dépenses (frais de voiture, frais de bureau à la maison, ordinateurs, téléphones, etc.) sont déductibles pour le dirigeant d’entreprise personnellement ou pour sa société. Généralement, de tels frais mixtes sont entièrement pris en charge par la société et, en cas d’utilisation privée, le dirigeant est imposé sur un avantage de toute nature (ATN). Le fait que sa société prenne ces frais en charge n’a aucune incidence sur le montant des frais professionnels forfaitaires.

Si le dirigeant paye lui-même des dépenses «propres» à sa société, et que celle-ci le rembourse, sur base de pièces justificatives ou avec un forfait, ce remboursement est en principe exonéré et sans incidence sur le montant des frais forfaitaires. Cela vaut en principe aussi pour les dépenses mixtes.

Si la société paie des dépenses qui ne sont pas mixtes, mais qui sont entièrement des dépenses professionnelles propres du dirigeant (cotisations sociales, frais de déplacement, etc.), ce paiement constitue en principe un ATN imposable, comme si la société prenait en charge des dépenses purement privées.

B.  Prouver les frais professionnels réels dans votre déclaration personnelle

Le forfait n’est jamais obligatoire. On peut toujours déduire ses frais réels, si on peut prouver que leur montant est supérieur au forfait. Ce n’est pas parce qu’on exerce ses activités en société et que le travail profite à celle-ci qu’on ne peut pas avoir de frais professionnels réels, même si certains contrôleurs semblent parfois le penser. On est ainsi libre de choisir qui, du dirigeant ou de la société, achète la voiture utilisée pour rendre visite aux clients et aux fournisseurs (Gand, 27.10.2020) .

Si le montant des frais prouvés s’avère (après vérification) inférieur au forfait, l’administration fiscale appliquera ce dernier. On a donc toujours droit au montant le plus élevé.

Les plafonds de déduction pour les frais de voiture, de restaurant, de réception et de cadeaux d’affaires s’appliquent aussi, et, pour les frais de déplacement domicile-travail, la déduction est limitée à 0,15 €/km (0,24 €/km pour les déplacements à vélo).

Les frais mixtes qu’un dirigeant déduit à titre privé ne peuvent bien entendu pas être pris en charge par sa société. Si un dirigeant utilise sa propre voiture pour tous ses déplacements dans l’intérêt de sa société, où il est la seule personne active, et s’il déclare ces frais parmi ses frais professionnels réels, sa société ne peut alors plus les déduire. Il en va de même si, p.ex, il déduit les frais d’un bureau à domicile de sa rémunération de dirigeant. Sa société ne pourra plus les déduire.

Si la société rembourse au dirigeant les frais déjà déduits, ce n’est pas un remboursement de frais propres à la société, mais un ATN, qu’il faut déduire des frais réels du dirigeant !

Exemple

Votre SRL a un bénéfice imposable de 50 000 €, avant déduction des frais de voiture (hypothèses A et C) ou des frais de bureau à domicile (hypothèses B et D) et n’est pas exclue du taux réduit. Les frais de voiture s’élèvent à 10 000 €, le plafond de déduction basé sur la formule «par gramme» est de 70 %. Vous utilisez la voiture à 25 % pour les déplacements de l’entreprise, et l’ATN est de 3 000 €. Les frais de bureau s’élèvent à 2 400 € par an. Dans les hypothèses A et B, votre société déduit respectivement les frais de voiture et les frais de bureau, et vous optez pour des frais forfaitaires. Dans les hypothèses C et D, vous déduisez vous-même ces frais de votre rémunération, et ils ne sont pas remboursés par la société. Comparons le montant des impôts que vous et votre société devrez payer, ensemble, pour l’année de revenu 2021, si vous recevez un salaire brut (hors ATN voiture) de 45 000 €, si vous êtes célibataire et si les additionnels communaux sont de 7 %.

Frais professionnels forfaitaires

 

A (frais professionnels forfaitaires)

B (frais professionnels forfaitaires)

 

Société

Dirigeant

Société

Dirigeant

Bénéfice avant déduction des frais

50 000,00

 

50 000,00

 

Rémunération brute hors ATN voiture

 

45 000,00

 

45 000,00

Frais société

-7 000,00

-

-2 400,00

-

ATN

 

3 000,00

 

-

Rémunération brute avec ATN voiture

 

48 000,00

 

45 000,00

Cotisations sociales

 

-7 961,63

 

-7 464,03

Frais professionnels forfaitaires

 

-1 201,15

 

-1 126,08

Imposable

43 000,00

38 837,22

47 600,00

36 409,89

Impôt

8 600,00

12 852,57

9 520,00

11 683,81

 

21 452,57

21 203,81

Frais professionnels réels

 

C (frais professionnels réels)

D (frais professionnels réels)

 

Société

Dirigeant

Société

Dirigeant

Bénéfice avant déduction des frais

50 000,00

 

50 000,00

 

Rémunération brute

 

45 000,00

 

45 000,00

Cotisations sociales

 

-7 357,88

 

-7 247,30

Frais professionnels réels

 

-1 750,00

 

-2 400,00

Imposable

50 000,00

36 099,59

50 000,00

35 352,70

Impôt

10 000,00

11 534,40

10 000,00

11 174,78

 

21 534,40

21 171,78

Dans cet exemple, la différence financière entre la déduction des frais professionnels forfaitaires et celle des frais réels est négligeable. Cela démontre que ce n’est pas parce que vous pouvez prouver que vos frais professionnels réels sont supérieurs au forfait (dans l’hypothèse B/D, les frais réels sont plus de deux fois supérieurs au forfait) qu’il est intéressant d’opter pour les frais réels. Vu que chaque cas est différent, faites-vous de préférence assister par votre gestionnaire de dossiers.